3 consigli per pianificare la settimana 10 Luglio 2023

a cura di Vanesa Pelizza

“Pianificare la settimana? Non fa per me, grazie.” È vero, la pianificazione è temuta, malvista, si pensa che ci tolga la spontaneità. Molte persone la rifuggono come un’attività noiosa e laboriosa. In realtà possiamo trasformarla in un’alleata preziosa: ci sgombera la testa dai pensieri, permette di dare spazio ai momenti di creatività. E la cosa più importante, ci aiuta a ricavare più tempo per noi.

Di certo si tratta di un’attitudine ma anche, e soprattutto di un allenamento quotidiano. Pazienza e perseveranza sono le parole chiave in quanto si tratta di creare piano piano delle abitudini personalizzate. Infatti il metodo organizzativo che può essere vincente per me, può non esserlo per un’altra persona e viceversa.

Cosa significa pianificare?

Cosa intendiamo quando parliamo di pianificazione o planning?

Se diamo un’occhiata al dizionario la definizione dice:

planning ‹plä′niṅ› s. ingl. [der. di (to) plan «progettare, programmare, pianificare»], usato in ital. al masch. – Nel linguaggio aziendale, il processo di previsione, attuato con procedure varie e spesso sviluppato in un piano scritto, attraverso cui vengono stabiliti gli obiettivi a medio o a lungo termine dell’impresa (relativamente a costi, ricavi, profitti, strategie di mercato, ecc.), e vengono inoltre individuate sia le risorse necessarie sia i tempi e i modi per reperirle e ripartirle in vista degli obiettivi prefissi. Per estens., con senso generico, programmazione, pianificazione, e anche, per metonimia, il documento o fascicolo in cui tale programmazione è contenuta.

Ma concretamente, cosa devi fare per iniziare a pianificare? Carta e penna alla mano, inizia subito con l’individuare i seguenti elementi.

• Gli obiettivi non negoziabili: il lavoro, portare i figli a scuola, le visite mediche, etc.
• Gli obiettivi desiderati: il tempo per te stessa. Un corso, un’attività fisica, una cena con le amiche, concentrarsi sullo sviluppo di carriera, studiare una nuova lingua.
• Il tempo a disposizione: quanto tempo devi dedicare ai tuoi obiettivi non negoziabili e quanto tempo ti rimane per ripartirlo tra gli obiettivi desiderati.
• Le “spalle” che possono aiutarci a portare a termine gli obiettivi lungo la strada (a questo proposito ricordati l’importanza di negoziare il tempo per raggiungere i tuoi obiettivi): un’amica, il nostro/a compagno/a, i suoceri, i nonni, etc.

Una volta individuati tutti questi elementi si passa all’azione per provare a organizzare in modo equilibrato la giornata/settimana/mese. L’idea è di portare a termine i nostri obiettivi senza impazzire, senza essere di corsa, lasciandoci un buon margine per goderci il percorso e i risultati.

L’ideale è avere diversi momenti di pianificazione, può sembrare tanto ma “per avere tempo, occorre tempo”. Te ne propongo quattro.

• 1 momento mensile: dove pianificare con coerenza gli impegni lavorativi e personali.
• 1 momento settimanale: all’inizio ovviamente! Momento nel quale verificare come si prospetta la settimana, aggiornando e/o modificando la pianificazione mensile in base a quanto hai fatto/dovrai fare.
• 2 momenti giornalieri: la mattina per ricordarti l’andamento della giornata e la sera per capire come è andata, aggiustare il tiro se occorre e ricordarti cosa ti aspetta il giorno dopo.

Iniziamo subito il nostro allenamento alla pianificazione riferendoci a un arco temporale meno impegnativo: la settimana

3 consigli per programmare la tua settimana

Organizzare la settimana non è così scontato come può sembrare. Ecco 3 consigli ben precisi da mettere in atto per pianificare al meglio.

1° step: individua gli slot di tempo

Per pianificare al meglio devi sapere quanto tempo hai a disposizione realmente.

• Individua l’effettivo tempo che hai a disposizione nell’arco delle giornate.
• In base al tempo individuato dividi in slot di 1 ora/2 ore, in base al tuo monte ore a disposizione.

La tecnica del Pomodoro

Consiglio: nel momento dell’azione potrai gestire gli slot a disposizione con l’aiuto della tecnica del pomodoro. Tra le varie tecniche di gestione del tempo, la tecnica del pomodoro, è molto semplice da attuare. La conosci?

Scegli un’attività da completare.
Imposta il timer a 25 minuti.
Lavora sulla tua attività senza distrazioni finché il timer non avrà suonato.
Prenditi una pausa di 5 minuti.
Ogni 4 “pomodori” scatta una pausa più lunga di 15-30 minuti.

2° step: elenca le attività

Il secondo step per organizzare la settimana consiste nel sapere quali sono le attività che devi portare a termine.

• Fai un elenco delle attività lavorative, di ricerca lavoro e di gestione personale/familiare (intesa come prenotazione visite, iscrizione scuola etc).
• Per ogni attività indica il tempo richiesto in slot di 1 ora/2 ore.
• Ricordati di “spezzettare” i macro obiettivi in attività più piccole.

Il metodo Eisenhower

È possibile che una volta elencate le attività da fare avrai bisogno di individuare le priorità da inserire in pianificazione.

Ti consiglio un metodo molto conosciuto e di facile applicazione: il metodo Eisenhower, con il quale tutte le attività sono valutate secondo quattro criteri.

Forse sei già cintura nera su questa competenza, grazie all’allenamento nei tuoi lavori pregressi o appunto nella cura famigliare. Per chi invece fa più fatica questo semplice metodo può essere veramente di aiuto.

Ecco i 4 criteri da utilizzare per organizzare la priorità dei tuoi impegni.

1. Importante e urgente: attività da eseguire al più presto e di persona.
2. Importante e non urgente: attività da pianificare ed eseguire personalmente.
3. Non importante e urgente: attività da delegare.
4. Non importante e non urgente: attività da eliminare.

3° step: organizza!

Dopo aver svolto queste due attività preparatorie di individuazione del tempo reale che hai a disposizione e la lista degli impegni da svolgere con relativa priorità è il momento di pianificare.

Prova a inserire le attività individuate tenendo conto di:

• equilibrare le giornate tra attività operative e creative o di progettazione,
• tenere dei margini di tempo per eventuali emergenze.

Consiglio: fondamentale appoggiarsi ad un strumento di pianificazione. Sia che tu faccia parte del team analogico oppure digitale, le opzioni a disposizione sul mercato sono tante. In questo caso è fondamentale, come per tutti gli strumenti di lavoro, conoscere bene il suo funzionamento per ottimizzarne l’utilizzo.

Le buone abitudini per un’ottima pianificazione

Pianificare dovrebbe diventare una sana e proficua abitudine. Ma cosa si intende per abitudine? Anche qui, da vocabolario leggermente rivisitato scopriamo che:

L’abitudine è la disposizione o attitudine acquisita mediante un’esperienza ripetuta. Questa disposizione è insita nel comportamento degli esseri umani. Le buone abitudini sono quei comportamenti che ci permettono di arrivare ai nostri obiettivi primari nella vita. Ci sono molte tecniche per innescare le buone abitudini, ad esempio quello di unire più piccole modifiche comportamentali in una routine quotidiana.

E io aggiungerei che lavorando sulle buone abitudini possiamo modificare automaticamente quelle che ci giocano contro nell’ambito della pianificazione.

È importante essere consapevoli delle nostre abitudini attuali e man mano che si individua il metodo personale per gestire il tempo e pianificare sarà fondamentale “aggiustare il tiro” sulle buone abitudini da allenare. Un po’ alla volta, per ragiungere gli obiettivi posti. Senza mal di testa o disperazione.

4 buone abitudini per la tua pianificazione

Qui trovi il recap di quelle da mettere in pista per allenarti alla pianificazione:

• Individua le priorità, se non sei abituata aiutati con la matrice del metodo Eisenhower.
• Scegli e utilizza uno strumento di pianificazione settimanale per posizionare gli “slot”: agenda, gcalendar, applicazioni come Trello o Asana, quello che vuoi. L’importante è abituarti a utilizzarlo.
• Applica la tecnica del pomodoro (pausa di 5 min ogni 25 min).
• Dedica tempo alla pianificazione: 1 volta al mese, 1 volta alla settimana, un check mattutino e uno a fine giornata operativa.

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Organizzare il tuo tempo è un presupposto fondamentale per ottimizzarlo e non disperdere risorse ed energie. La pianificazione è quindi la tua migliore alleata per poter essere in controllo di quello che accade intorno a te. Se sei consapevole infatti hai la possibilità di scegliere come riorganizzarti senza soccombere al tempo. Che sappiamo bene non essere mai abbastanza!